Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 20. August 2026

1. Einleitung

Mit dieser Datenschutzerklärung informiert Sie Guestflow Agency VOF über unser Vorgehen beim Erheben, Nutzen und Weitergeben personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Leistungen. Wir bemühen uns, Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zu verarbeiten, darunter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Erhebung personenbezogener Daten

2.1 Daten, die Sie uns übermitteln

Wenn Sie unser Kontaktformular ausfüllen, erheben wir folgende Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Angaben zu Ihrer Unterkunft (optional): Lage, Anzahl der Schlafzimmer und gewünschte Unterstützung
• Sonstige Informationen, die Sie in Ihrer Nachricht angeben

Wenn Sie den Ertragsscan ausfüllen, erheben wir zusätzlich die von Ihnen angegebenen Merkmale Ihrer Ferienwohnung: Gemeinde, Adresse (optional), Art der Unterkunft, Anzahl Schlafzimmer, Badezimmer und Gäste, Wohnfläche, Zustand und Ausstattungsmerkmale, Eigennutzung, Ihre aktuelle Vermietungssituation und eventuelle aktuelle Zahlen, Ihre Präferenz für die Unterstützung sowie die optionalen Zusatzfelder (Anzahl Betten, Etagen, Baujahr, Link zu Ihrem Inserat und gewünschtes Startdatum). Wir nutzen diese Angaben, um Ihnen den Ertragsbericht per E-Mail zu senden und Sie unverbindlich zu Ihrer Anfrage zu kontaktieren. Die berechnete Schätzung wird zusammen mit Ihren Daten gespeichert.

2.2 Automatisch erhobene Daten

Beim Absenden unseres Kontaktformulars werden aus Sicherheitsgründen automatisch folgende Daten erhoben:

• IP-Adresse
• Geräteinformationen (Gerätetyp, Betriebssystem, Browser)

3. Nutzung personenbezogener Daten

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Um mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Fragen oder Anfragen zu beantworten
• Um die Verwaltung und Vermietung Ihrer Ferienwohnung ordnungsgemäß auszuführen und zu betreuen
• Um unsere Leistungen zu verbessern
• Um die Sicherheit und Integrität unserer Website zu gewährleisten

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): wenn Sie Ihre Daten freiwillig über unser Kontaktformular übermitteln
• Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): soweit zutreffend
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): insbesondere zu Sicherheitszwecken

5. Speicherfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger als für die Zwecke, zu denen sie erhoben werden, unbedingt erforderlich. Es gelten folgende Fristen:

• Kontaktformular: 2 Jahre nach Bearbeitung Ihrer Frage oder Anfrage.
• Kunden mit laufendem oder beendetem Verwaltungsvertrag: gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen.
• Sicherheitsdaten (IP-Adresse, Geräteinformationen): maximal 6 Monate, es sei denn, eine längere Frist ist im Rahmen einer laufenden Untersuchung von Missbrauch erforderlich.

6. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Guestflow verkauft Ihre Daten nicht an Dritte. Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn das für die Erbringung unserer Leistungen, zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht oder zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Website erforderlich ist.

Für die Erbringung unserer Leistungen setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

• Postmark (ActiveCampaign) (USA): Versand transaktionaler E-Mails (Bestätigungen, Benachrichtigungen). E-Mail-Adressen werden gemäß deren Datenschutzerklärung verarbeitet.
• Cloudflare, Inc. (USA): Spamschutz über Cloudflare Turnstile (siehe Abschnitt 9).

7. Sicherheit Ihrer Daten

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Offenlegung und unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

8. Website-Analyse

8.1 Matomo Analytics

Wir nutzen Matomo Analytics, eine datenschutzfreundliche Alternative zu Google Analytics, um die Nutzung unserer Website zu verstehen. Matomo ist so konfiguriert, dass es den strengsten Datenschutzanforderungen entspricht:

• IP-Adressen werden vor der Speicherung anonymisiert.
• Es werden keine Cookies zu Tracking-Zwecken eingesetzt.
• Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und lokal auf unseren eigenen Servern gespeichert.
• Wir erheben nur anonymisierte Daten über Seitenaufrufe und allgemeine Nutzungsstatistiken.

Die Verarbeitung dieser anonymisierten Daten stützt sich auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), unsere Website und unsere Leistungen zu verbessern.

9. Cloudflare Turnstile

Wir nutzen auf unserer Website Cloudflare Turnstile, um echte Nutzer von Bots zu unterscheiden. Cloudflare Turnstile erhebt und bewertet dabei Daten wie IP-Adressen, Browserinformationen und Sitzungsdaten. Für weitere Informationen verweisen wir auf die Datenschutzerklärung von Cloudflare.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen
• Ihre personenbezogenen Daten berichtigen oder löschen zu lassen
• Ihre Einwilligung in die Verarbeitung zu widerrufen
• Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen
• Eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen

Um diese Rechte auszuüben, erreichen Sie uns unter info@guestflowbeheer.be.

11. Beschwerden

Wenn Sie eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an uns. Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde einzureichen.

12. Cookies und ähnliche Technologien

Guestflow nutzt keine Cookies zu Tracking- oder Marketingzwecken. Wir setzen Matomo Analytics im cookiefreien Modus ein, um Seitenbesuche zu analysieren. Es werden keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten erhoben, mit denen einzelne Besucher identifiziert werden können.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Etwaige Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht.

14. Kontakt

Bei Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung erreichen Sie uns unter info@guestflowbeheer.be.